Zapanuj nad swoim czasem
przejmij kontrolę nad swoim czasem
Ile razy ostatnio pomyślałeś, że czas ucieka ci przez palce niczym woda? Jak często przyszła ci do głowy myśl, że nie masz pojęcia, gdzie uciekł ci kolejny dzień, tydzień, czy rok? Czy odczuwasz czasami stratę? Myślisz, że gdzieś ci się to wszystko “rozlazło” i nie osiągasz tego, co powinieneś, a mówiąc wprost – marnujesz czas? Jeżeli nie jest ci to wszystko obce, ten artykuł jest zdecydowanie dla ciebie!
Niewątpliwe każdy z nas jest inny. Jesteśmy kobietami, mężczyznami, dziećmi. Mamy różną liczbę lat, wykształcenie, stan cywilny czy majątkowy. Jest jednak ta jedna cecha, która łączy nas wszystkich i nie pozostawia absolutnie żadnych wyjątków. Niezależnie, czy jesteś Jankiem Kowalskim czy Billem Gates’em. Nie ważne ile masz pieniędzy, samochodów czy może nawet jachtów…
Tym czymś, co łączy nas wszystkich jest czas. Każdy z nas ma go 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu. To nie jest tak, że wraz z podnoszeniem swojej stopy życiowej nagle zaczniesz mieć w tygodniu 8 dni albo 4. Zawsze będziesz miał tyle samo czasu co inni (jeżeli uważasz inaczej, reszta artykułu powinna pozbawić cię wszelkich wymówek). Pomyśl o tym za każdym razem, kiedy odruchowo zechcesz powiedzieć, że go nie masz. Serio? Coś spowodowało, że masz krótszy tydzień? Że Twoja doba ma 22 godziny, a nie 24 jak dla całej reszty świata? Jak to jest możliwe? Jak jest możliwe, że nie masz czasu?
To jasne, że teoretycznie wiesz, że tego czasu masz wystarczająco dużo – możesz osiągnąć wszystko, czego tylko zapragniesz, pod warunkiem, że się dobrze zorganizujesz i że nie będziesz go po prostu marnować. Teoretycznie wiesz. A praktycznie? Jak to zrobić?
Po pierwsze zrozum, że nie istnieje nic droższego.
Czas jest najcenniejszą walutą jaka istnieje na ziemi. Nie pieniądze, nie drogie auta czy nieruchomości. Czas. Wiesz dlaczego? Dlatego, że każdą, nawet największą stratę finansową możesz odrobić, czego nie możesz zrobić w przypadku utraty czasu. Wyobraź sobie, że coś poszło bardzo nie tak i straciłeś tysiąc złotych. Nawet dziesięć tysięcy czy sto. Boli? Boli na pewno. A czy możesz te pieniądze odzyskać? Odpracować? Ponownie zgromadzić? Oczywiście, że tak i na pewno to zrobisz.
Czy możesz odzyskać utracone lata, które bezproduktywnie puściłeś w niebyt? Czy możesz zrobić cokolwiek, żeby wróciły? Niestety, nie zdołasz tego dokonać, choćbyś nie wiem co był gotów w zamian za to poświęcić.
Określ swoje zasoby.
Powiedzmy, że doba, odliczając czas na sen w przypadku typowej, dorosłej osoby, to jakieś 16-18 godzin do dyspozycji. Zakładając, że pracujesz na etacie, zostaje ci około 8-10 godzin. Dojeżdżasz do pracy dwie godziny dziennie? Możesz oczywiście spisać ten czas na straty (tłumacząc potem, że go nie masz), albo poświęcić go na przykład na naukę i rozwój osobisty czytając w komunikacji miejskiej wartościową książkę, albo słuchając podkastu w samochodzie. (pomyśl, że robisz to przez dwie godziny dziennie, dwadzieścia dni w miesiącu – to jest 40 godzin w miesiącu poświęconych na rozwój osobisty!!! To tak jakbyś jeden tydzień na etacie poświęcił tylko na naukę i rozwój. Bez przerw na kawę i pogaduszki z koleżankami… Nie trać takiej szansy!)
Po pracy pozostaje ci 6-8 godzin i tu już tylko od ciebie zależy co z tym czasem robisz. Oczywiście – ile osób, tyle opcji. Jedni z nas mają dzieci, inni nie. Jedni gotują obiady, inni jedzą poza domem. Jedni mają psa z którym muszą wyjść na długi spacer, inni mają rybki. Zbadaj swoje nawyki, określ ile czasu jesteś niedostępny i ile ci go zostaje. Nie pozwól, żeby uciekał ci między palcami bez kontroli.
Wyśledź gdzie idzie, kiedy go nie pilnujesz.
Automatyczna odpowiedź „nie mam czasu” niemal na wszystko, jest chyba naszym ulubionym narodowym powiedzeniem. Nie mam czasu, żeby zacząć biegać, nie mam czasu iść na siłownię lub basen, nie mam czasu na czytanie książek, nie mam czasu na zdrowe odżywianie, nie mam czasu na spędzanie go z przyjaciółmi… Nie mam czasu rozwijać siebie i swojej działalności, ani nie mam czasu na realizację swoich marzeń i planów. Nie mam na to wszystko czasu, ale zaloguję się na chwilę na facebooku, pooglądam śmieszne koty. Oj, minęły dwie godziny? Oj, to dzisiaj już drugi raz? Jak to się mogło stać?
Zainstaluj sobie w telefonie aplikację do mierzenia czasu poświęconego na różne działania. Ja używam aplikacji Toggl, ale wybór jest naprawdę spory – wybierz tą, która ci najbardziej pasuje. Jeżeli nie lubisz pracy z aplikacjami – noś w kieszeni mały notesik albo nawet karteczkę i kawałek ołówka. Taka kontrola czasu pomoże ci nie tylko w jego organizacji i planowaniu różnych zadań dzień po dniu, ale również da ci całkiem konkretną orientację, co potem przyda ci się, kiedy zechcesz pewne działania oddelegować na zewnątrz (pamiętaj, że strategia działania to przygotowanie się na pewne wydarzenia jeszcze zanim pojawi się taka potrzeba). Będziesz mieć wtedy orientację ile realnie czasu pochłaniają poszczególne czynności, które zechcesz zlecić komuś innemu.
Postaraj się przez kilka dni mieć tą aplikację (lub karteczkę) cały czas pod ręką i uruchamiać ją przy każdej zmianie czynności. Zasiadasz do pracy – zarejestruj czym się konkretnie zajmujesz. Odpowiadasz na maile – utwórz i taką pozycję w rejestrze. Postanawiasz zrelaksować się i świadomie pozwolić sobie na swobodne i bezcelowe przeglądanie mediów społecznościowych – w porządku, nie ma problemu. Po prostu kontroluj, kiedy zaczynasz i kiedy kończysz to robić. Po kilku dniach przeanalizuj raport jaki twój program wygeneruje, lub stwórz tabelkę ze swoich notatek. Gwarantuję ci, że usiądziesz z wrażenia! Jeżeli całą obserwację wykonasz naprawdę uczciwie, zobaczysz jaką ogromną ilość czasu marnujesz na głupoty.
Strategia osiągnięcia celu
Kiedy masz już konkretne zadanie albo kilka zadań do zrealizowania w najbliższym czasie (może na początku spróbuj zaplanować miesiąc), kiedy masz już w głowie obraz jak to ma wyglądać, gdzie i po co idziesz – określ elementy pośrednie, na których musisz się skupić. Zdecyduj jakie działania po drodze musisz zrealizować po to, żeby osiągnąć cel, jaki sobie założyłeś.
Nie wiesz jak to zrobić? Spróbuj rozpisać mapę myśli. Zacznij od głównego tematu, który następnie podzielisz na kilka podrzędnych. Te z kolei podziel na kolejne – i tak dalej. Zrób taką burzę mózgu i rozbijaj każdą myśl na drobniejsze. W pewnym momencie zorientujesz się, że masz przed oczami listę konkretnych działań do wykonania.
Określ priorytet na każdy dzień.
Być może u ciebie sprawdzi się inna metoda, natomiast ja określam sobie w każdym miesiącu 20 priorytetów dziennych (z reguły staram się weekendy spędzać z bliskimi i nie planować na nie żadnych zadań związanych z pracą, chociaż oczywiście czasami nie jest to możliwe). Mogą one być związane z jednym projektem nad którym akurat pracuję, albo z kilkoma – pamiętając jednak, żeby nie było ich za dużo.
Czasami robię to analogowo – na kolorowych karteczkach post-it, które naklejam na wydrukowany kalendarz miesięczny, czasami na komputerze – w arkuszu excel. Zasada jest taka, że każdy kolor takiego „kafelka” odpowiada danemu projektowi, a zadanie spisane na danej karteczce stanowi mój priorytet na dany dzień. Dodam tylko, że słowo priorytet oznacza „pierwszeństwo” i z założenia nie występuje w liczbie mnogiej. Dlatego właśnie wolno nam umieścić tylko jeden taki „kafelek” w jednym dniu w kalendarzu. Oczywiście, jeżeli z czymś uporasz się wyjątkowo wcześniej, możesz zabrać się za realizację kolejnego zadania, jednak to okaże się później. Po prostu nie planujesz więcej niż jednego zadania najważniejszego na jeden dzień.
Dzięki takiemu zabiegowi wiesz, że mimo, że codziennie pochłaniają cię miliony drobiazgów (nad którymi często nie mamy kontroli), nad wszystkim panujesz i każdego dnia robisz przynajmniej jedną rzecz, która jest naprawdę ważna. Dzięki temu idziesz krok po kroku w wyznaczonym przez siebie kierunku, a zadania mniej istotne są tylko dopełnieniem, na które możesz sobie pozwolić, jeżeli starczy ci czasu. Nie odwrotnie!
Skup się.
Zdecyduj, czym się w danym momencie zajmujesz i nie zmieniaj tego, dopóki nie skończysz. Na dłuższą metę zobaczysz jaką oszczędność czasu ci to przyniesie. Przeprowadzano szereg badań (mówi o nich Cal Newport w książce „Praca Głęboka”), które udowodniły, że każdorazowe wprowadzenie się w stan najwyższego skupienia pochłania masę czasu i energii w rzeczywistości nas spowalniając. Robienie kilku rzeczy na raz, przeskakiwanie od zadania do zadania powoduje, że każdorazowo musimy poświęcić kilka minut na „wejście” w daną czynność. Pozornie może ci się wydawać, że robisz dużo – w końcu zajmujesz się kilkoma rzeczami jednocześnie. Jeżeli jednak zdecydujesz się robić jedną rzecz do końca w głębokim skupieniu, a dopiero potem kolejną – zauważysz, że realizujesz swoje zadania znacznie szybciej.
Stwórz swoją rutynę.
Jeżeli to możliwe, pracuj nad osiągnięciem swojego celu codziennie, o tej samej porze, w tych samych okolicznościach i w tym samym miejscu. Jeżeli nie – spróbuj chociaż stworzyć sobie jakiegoś rodzaju rytuał, który przygotuje cię psychicznie oraz emocjonalnie i sprawi, że twój umysł zacznie wchodzić w stan koncentracji jeszcze zanim zasiądziesz do pracy. Stwórz swoje wyzwalacze, które będą dla ciebie niczym znajome drogowskazy w podróży do osiągnięcia swojego celu. Więcej o wyzwalaczach i ich roli w osiągnięciu sukcesu mówiłam w poprzednim artykule, który przeczytasz klikając tutaj.
Ostrz piłę.
Steven Covey w swoim największym bestsellerze „7 nawyków skutecznego działania” podkreśla jak ważne jest ostrzenie piły w naszym codziennym życiu. Przytacza on historię firmy, która doskonale prosperowała, obsługiwała całą masę klientów i zleceń. Kierownik produkcji tak bardzo skupiony był na obsłudze zamówień i pozornej produktywności, że w pewnym momencie eksploatował maszyny niemal przez całą dobę bez przerwy. Na pewno domyślasz się, że długo w ten sposób nie pociągnęli. Rzeczone piły się tępiły, obsługiwane zlecenia trwały przez to coraz dłużej a efekty były znacznie gorsze. Firma stopniowo traciła klientów, a piły się po prostu zużyły, przez co realizacja kolejnych zamówień przestała być możliwa.
Czasami traktujemy swoje organizmy właśnie tak, jak przytoczone piły. Skupiamy się na maksymalnej produktywności, ilości zadań, ustawiamy sobie cel za celem, często ponad swoje siły i możliwości. Często zaniedbujemy sen, odżywianie, aktywność fizyczną. Być może sprawia nam to osobistą satysfakcję – czujemy się tacy silni i zdolni i wydaje nam się, że coś sobie udowadniamy, ale w rzeczywistości się przemęczamy i stajemy coraz mniej efektywni i wydajni. Zadań, które realizujemy jest już coraz mniej a jakość ich wykonania spada. To wszystko, to raczej optymistyczna wersja – w gorszej, takie działanie na dłuższą metę może się skończyć tragicznie!
Podsumujmy:
Jak więc działać, żeby maksymalnie wykorzystać czas, którym dysponujemy, oraz systematycznie realizować swoje cele?
Spróbujmy więc krok po kroku:
- Uświadom sobie ile rzeczywiście masz czasu (odliczając czynności, z których nie możesz zrezygnować),
- Zbadaj gdzie ten twój czas dotychczas idzie. Możesz po prostu notować to skrupulatnie, albo wykorzystać jedną z aplikacji, które zostały do tego stworzone,
- Określ konkretne cele (np. do zrealizowania w tym miesiącu) oraz kroki pośrednie, które do nich doprowadzą,
- Weź tyle karteczek post-it ile dni jest w miesiącu (możesz przypisać poszczególne kolory do projektów nad którymi pracujesz). Wydrukuj sobie (albo narysuj) kalendarz z pustymi okienkami. Na każdej karteczce napisz jedno zadanie, które będzie dla ciebie priorytetem w danym dniu i rozmieść wszystkie karteczki w kalendarzu w kolejności, w jakiej powinny zostać wykonane,
- Określ ile czasu w ciągu dnia spędzasz na bezmyślnych, automatycznych czynnościach i pomyśl jak ten czas możesz wykorzystać (np. na naukę i rozwój),
- Stwórz rytuały – zaprojektuj system wyzwalaczy, które pomogą ci wprowadzić się w stan skupienia nad realizacją zadań.
- Wyrób sobie nawyk, żeby zawsze np. w trakcie wieczornej toalety albo spaceru z psem planować zadania na rozpoczęcie kolejnego dnia,
- Znajdź czas na ostrzenie piły – zadbaj o siebie, o odżywianie, sport i odpoczynek. Choćbyś miał największe chęci, nie dasz rady wiecznie eksploatować swojego organizmu ponad swoje siły. Bądź dla siebie dobry.
Do dzieła!
Przy odrobinie obserwacji swojego dotychczasowego trybu życia i sprytu z jakim odtąd podejdziesz do zarządzania sobą w czasie, zdołasz wykorzystać go w pełni, a nawet bardziej niż się tego spodziewasz.
Proszę, podziel się ze mną swoimi spostrzeżeniami w komentarzu, a jeszcze lepiej – włóż piórko w moje skrzydło i pomóż mi się rozwijać udostępnianiąc ten artykuł dalej w świat! A może Ty masz swoje spostrzeżenia dotyczące efektywnego zarządzania swoim czasem? Albo sobą w czasie? Myślę, że obydwa określenia mają mimo wszystko jakiś sens 🙂 Podziel się proszę ze mną swoją wiedzą!
